Le RGPD, une opportunité à saisir et à maitriser !

En cette période chahutée où le « distanciel » règne en maître grâce aux techniques de communication modernes, la protection de nos données à caractère personnel revêt une importance accrue.

Trois années après son entrée en vigueur, nous devons malheureusement constater que le Règlement Général sur la Protection des Données n’est pas encore tout à fait entré dans les moeurs.

Conscient de cette difficulté d’appropriation et d’application du concept, notre barreau de Liège-Huy finalise sa mise en conformité au RGPD, avec l’aide d’un partenaire  sélectionné à l’issue d’un appel d’offres et avec le soutien de la commission RGPD d’Avocats.be, afin d’être à même de vous apporter au plus vite notre aide et les outils nécessaires pour vous permettre de terminer la mise en conformité de vos cabinets d´avocats.

La grande majorité des avocats ne se sent pas totalement concernée par cette réglementation qui peut paraître indigeste. Le traitement de données personnelles devrait pourtant être au centre de nos préoccupations dès l’instant où l’essence de notre profession est de veiller à la sauvegarde des intérêts de nos clients et a fortiori de leurs données à caractère personnel.

En outre, toutes les données à caractère personnel de nos clients et de notre personnel aussi, ne sont-elles pas une part de notre matière première, ce qui nous permet d’exercer notre métier de manière optimale ?

Il s’impose dès lors que nous traitions celles-ci dans le respect de la réglementation en vigueur. Il en va de notre crédibilité et de notre professionnalisme.

Or, pour rappel, nous agissons très souvent en qualité de responsables du traitement de données à caractère personnel puisque nous déterminons leur utilisation, leur finalité et les moyens mis en oeuvre pour réaliser ces dernières, ce qui implique le respect d’une série d’obligations qu’il serait fastidieux de reprendre de manière exhaustive dans cet éditorial. Citons néanmoins l’obligation d’information qui pèse sur tout responsable du traitement et le droit d’accès dont doit bénéficier toute personne concernée.

La mise en conformité de nos cabinets devient dès lors une urgence absolue. La première étape de cette mise en conformité doit prendre la forme d’un « état des lieux » de la situation actuelle :

• Déterminer le degré d’intégration du cabinet envisagé (exercez-vous en association pleinement intégrée, en association de frais, partagez-vous uniquement un immeuble avec d’autres consoeurs/confrères … ?) afin de déterminer in fine, le ou les responsable(s) du traitement effectif(s) ;
• Détailler les données traitées et les finalités poursuivies ;
• Documenter l’endroit et la manière dont ces données sont stockées, les personnes (avocats, secrétariat, comptable …) pouvant y accéder et les mesures de protection mises en place ;
• Etablir une première version d’un registre des activités de traitement des données et identifier les problèmes de conformité.

La seconde étape consiste en l’établissement d’un « plan d’action », sur la base de l’état des lieux réalisé, qui permet de dresser la liste des actions à réaliser afin d’être en conformité avec le RGPD. Il convient ainsi de consacrer à ce processus de mise en conformité toute l’attention qu’il mérite puisque, bien qu’il s’agisse d’un travail de longue haleine, il permettra de confirmer la confiance que nos clients placent en nous, au moment où une partie de la population pense et soutient parfois que le respect de notre vie privée a été bafoué.

Le Barreau se doit d’être un restaurateur de la confiance envers l’Etat et plus spécialement la Justice.

Nous devons plus que jamais être les garants des droits et libertés individuelles et veiller à constituer un rempart fort contre une exploitation éventuelle de nos données à caractère personnel dépassant ce qui serait acceptable au regard de la situation sanitaire que nous connaissons.

Ainsi, ce qui définit l’essence d’un individu aujourd’hui, ce sont ses caractéristiques intrinsèques mais aussi celles qui permettent de le déterminer, de l’identifier …soit ses données à caractère personnel !

Il s’agit là de son bien le plus précieux ! Ceux et celles qui ont vu leur liberté d’aller et venir limitée, se sentent à tout le moins meurtris et donnent désormais une priorité absolue au respect de leur vie privée.

Or, comment pourrions-nous continuer à nous présenter comme le premier défenseur de ces valeurs si nous ne veillons pas dans le même temps à respecter l’ensemble des obligations qui nous incombent en matière de protection des données à caractère personnel ?

Faisons mentir le vieil adage selon lequel « les cordonniers seraient toujours les plus mal chaussés ».

Le sujet est bien trop sensible pour ne pas s’en préoccuper.

L’Ordre des avocats de Liège-Huy souhaite vous soutenir et vous aider dans cette démarche : tout d’abord au moyen d’outils tels que des modèles de registre d’activités de traitement, de police vie privée … que vous adapterez à votre pratique et à votre structure.

Nous oeuvrons également à la finalisation d’un guide de bonnes pratiques au sein de la commission RGPD d’Avocats.be, qui sera bientôt diffusé.

Nous veillerons par ailleurs à organiser des séances de sensibilisation et d’information afin de vous accompagner au mieux dans votre processus de mise en conformité au RGPD.

Ensemble, relevons ce nouveau défi !

Bernard Ceulemans, Bâtonnier

Lauren Winkin, Vice-Bâtonnier et Bâtonnier de division de Liège